說到會議活動成功與否的因素，主辦方有以下具體要求包括：
1.詳細具體地將會議活動流程告知洽談人；
2.會議行程如在會議期間有變化，要第一時間找到會議洽談人，雙方要做到有效溝通；
3.對于酒店接待中出現的不足要及時提出，切忌當時不說，事后追究；
4.大型會議活動需提前做好預案，明確自己參會人數，不能有太多不確定性；
5.了解酒店報價，不能由于價格因素，制約了前期友好洽談，更不能由于雙方報價差距太多，而導致糾纏在價格上，發生前期的不愉快；
6.雙方必須要有書面確認合同，合同對雙方都是一種保護；
7.認真仔細聽從會議洽談人的意見與建議（因為會議洽談人最了解自己酒店的接待能力）；
8.主辦方將不可控因素控制在有效范圍內（雙方簽約的保證數）。
     
會議洽談人又稱賣方，多數是酒店的銷售人員。賣方要對買方的話聽的明白，問的仔細。切忌不能用自己武斷的猜測來填補賣方沒有說明的要求。賣方具體要求如下：
1.報價一步到位，切忌報價給買方太多想象空間；
2.對活動前要有檢查，防止操作部門的疏忽遺忘；
3.商談活動接待細節，要問明每個時間活動內容，保證無疏漏；
4.合同簽訂要有時間節點，做到有效簽約；
5.用房、場地的控制要在對方合理使用范圍；
6.要正確化解雙方不同意見，要有說服對方接受的理由；

7.要詳細了解活動規模、人數、活動內容。